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La siguiente es una Lista
de la documentación que suele reunir el Administrador del
Edificio para llevar adelante su gestión de manera organizada y
responsable.
Si bien es cierto que, -en la práctica-, no siempre se mantiene
completa, es responsabilidad del Administrador reunir toda la
documentación y cumplimentar la faltante, manteniendo en
correcto orden la misma y los respectivos libros obligatorios
que corresponde llevar "al día".
Si bien el Administrador es el custodio de dicha documentación,
no debe olvidar que la misma pertenece al Consorcio y que debe
entregarla al mismo una vez finalizada su gestión.
A este respecto, la ley 3254
(CABA) y su Decreto Reglamentario, indican como obligación del
Administrador:
Artículo 9º inc f: "Conservar la documentación del consorcio y
garantizar el libre acceso de los consorcistas a la misma".
Asimismo el artículo 15º "Infracciones", especifica como
infracción las violaciones a lo estipulado en los artículos 9º y
10º, siempre que el incumplimiento sea atribuible al
Administrador.
1) Libros Legales (véase:
Libros Obligatorios)
* Libro de Actas de Asambleas
* Libro de Administración
* Libro de Sueldos y Jornales
* Libro de Órdenes
* Libro de Ascensores
* Registro de Firmas
* Libro de Control Sanitario y Agua Potable
*
Libro de Control de Seguridad Edilicia
2) Documentación Legal
*
Reglamento de Co-Propiedad y Administración. Original y Copias
* Reglamento Interno. Original y Copias
* Planos (mensura, eléctricas,
sanitario y cloacal, de gas y demás)
* Habilitación de Ascensores
*
Habilitación de Instalación Térmica
*
Certificados de Análisis Bacteriológico
*
Certificado de Limpieza de Tanques de Agua
* Certificado de Control Trimestral de Matafuegos con fecha de
próxima recarga
*
Certificado Ley 257 (obligatorio para C.A.B.A.)
* Constancias de Inscripción ante AFIP, con CUIT y Clave Fiscal
* Constancias y Comprobantes de pago de Retenciones IVA,
Ganancias y demás
* Expedientes de Juicios del Consorcio
3) Contratos Legales
* Empresa de Vigilancia
* Conservadores de Ascensores
* Empresas de Cable
* Otros
4) Seguros
* Integral de Consorcio (Incendio, Responsabilidad Civil...)
* Vida Obligatorio
* ART
* Otros
5) Documentación Laboral
* Comprobantes de pago de: AFIP, Obra Social, ART, SUTREH,
FATERYHRA.
* Declaraciones Juradas: ANSES, CASFEC,
* Inspecciones: Obra Social, Sindicato.
* Recibos de sueldo.
* Legajo del Personal: Alta temprana, Examen de medicina laboral
preocupacional, Certificado ANSES de cargas de familia,
Designación de beneficiarios para seguros, Nota sobre
vinculación con Sindicato, forma de pago de salario y ubicación
de domicilio y forma de traslado in itinere
* Documentación para cargas sociales: Fotocopia DNI del
empleado, Cónyuge y de cada hijo, Fotocopia de partida de
matrimonio y de nacimiento de cada uno de sus hijos, Formulario
ANSES sobre percepción del salario familiar
* Certificado de capacitación LRT
* Certificado control periódico anual LRT
* Certificado post.ocupacional en caso de corresponder
* CD despido, Telegrama de renuncia en caso de corresponder
* Nota de recepción DDJJ Aportes provisionales y certificado
servicios
* Notas de recepción de elementos de seguridad, ropa de trabajo
con Fecha de última entrega
* Notificaciones de licencias vacacionales
* Certificados escolares de cada uno de los hijos para salario
familiar
6) Documentación contable del Consorcio
* Liquidaciones de expensas con sus respectivos comprobantes y
la última aprobación de gastos según Asamblea registrada en
Libro de Actas.
7) Rendición Final de Fondos al día (véase:
Movimiento de
Fondos)
Saldo informado en la liquidación del mes anterior,
Más Cobranzas recibidas con posterioridad al cierre
Menos egresos realizados con posterioridad al cierre
Saldo neto a rendir al día de la fecha
8) Composición de los Fondos rendidos al día de la fecha
(véase:
Balance y
Rendición de Cuentas)
Detalle de la
Cuenta Bancaria del Consorcio: Banco, Sucursal,
Número de Cuenta, Datos de los Titulares o Co-Titulares de la
Cuenta.
(En caso que el Administrador figure como Co-Titular de la
Cuenta, deberá darse la baja respectiva en el Banco al finalizar
sus funciones).
Saldo en la cuenta corriente bancaria del Consorcio
Valores a depositar
Efectivo |
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